Come scegliere una segreteria telefonica
Ci sono alcuni strumenti che davvero non sembrano tramontare mai e che ancora oggi al di là del grande progresso della scienza e delle tecnologie trovano ancora campo, magari in forme nuove e rinnovate, ma lo trovano. E questo è il caso ad esempio della famosa segreteria telefonica. Ma come si fa a scegliere una segreteria telefonica e che cosa è in grado di fare oggi per noi un prodotto del genere? Andiamo a fare in qualche modo chiarezza.
La segreteria telefonica viene utilizzata per rispondere al telefono, registrare le chiamate telefoniche e premere i messaggi. Questo apparecchio è progettato per consentire al receptionist di registrare le chiamate in arrivo e permettere al chiamante di lasciare messaggi. Può essere utilizzato per registrare i messaggi vocali per una successiva riproduzione, o può avere una funzione di registrazione voce a voce in modo che il chiamante possa parlare direttamente all’agente. Alcuni altri modelli popolari di questo tipo di apparecchi sono la segreteria telefonica Sunrasel (modello 8400), il modello RSI CMIP modello 800, e il modello T1 (t1). Questi modelli sono generalmente disponibili in unità singole o multiple.
Quando si sceglie una segreteria telefonica sono disponibili diverse scelte. Fattori come la velocità di accesso, la qualità della macchina e il prezzo dell’unità sono importanti da considerare quando si prende una decisione. Anche la qualità del servizio clienti è un fattore importante perché in alcuni casi i clienti hanno difficoltà a contattare il personale di assistenza telefonica o a ottenere aiuto per problemi telefonici. Inoltre, la segreteria telefonica giusta può avere le caratteristiche che la rendono particolarmente conveniente per gli utenti. Un posto di lavoro occupato può richiedere l’uso di una segreteria telefonica con funzionalità di posta vocale e di fax. Ci possono essere anche situazioni in cui non è possibile tenere una segreteria telefonica in loco per rispondere alle chiamate.
Con le sempre maggiori richieste da parte delle aziende, la tecnologia delle segreterie telefoniche viene continuamente migliorata. Le migliori macchine sono quelle che hanno l’attivazione vocale, un’efficace funzione di riduzione del rumore, la possibilità di eseguire saluti diversi per entrambe le parti, e anche la possibilità di inviare varie opzioni via fax. Alcuni sistemi telefonici hanno la caratteristica di “stazione di chiamata temporanea” dove il chiamante può essere collegato ad un agente in un altro luogo, riducendo così il costo sostenuto in viaggio. Si consiglia di selezionare il sistema telefonico con attenzione a seconda del tipo di operazione che si desidera effettuare. Infine, è consigliabile acquistare un sistema telefonico da una società che fornisce un eccellente servizio di assistenza post-vendita e parti di ricambio.
Sul sito internet www.sceltasegreteriatelefonica.it trovi tutte gli aggiornamenti in tal senso.
